1. INTRODUCCIÓN.- El presente manual tiene como finalidad dar cumplimiento a lo dispuesto en el literal 3k) del artículo 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, en la cual se regula los deberes en cabeza de los responsables del tratamiento de datos personales de personas naturales, entre los que se encuentra el de la adopción de un manual interno de políticas y procedimientos mediante el cual se garantice el correcto cumplimiento de esta Ley y en particular, para la atención de las consultas y reclamos realizadas por los titulares de la información. IA 360 NETWORK S.A.S., dentro del desarrollo de su objeto social cumple con lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 para ser considerado como Responsable de Tratamiento, condición que es aplicable a toda persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre las bases de datos y/o el Tratamiento de los datos.
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO –
Nombre o razón social: IA 360 NETWORK LLC
EIN. 32-0822230
Domicilio: Wyoming State USA: 30 N Gould St Ste R – Sheridan, WY 82801
Correo institucional: info@360.net.co
3. MARCO LEGAL.- Ley 1581 de 2012 , Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013 Sentencias C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011, de la Corte Constitucional. El objetivo de la ley 1581 de 2012 es desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en base de datos o archivos y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política, así como al derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma. A su turno la Circular 02 de 2015 emitida por la SIC, establece la obligación de inscribir las bases de datos que tengan establecidas las sociedades mercantiles inscritas en la Cámara de Comercio, en el Registro Nacional de Bases de Datos.
4. ALCANCE.- El presente manual le es aplicable a los datos personales de personas naturales registrados en las bases de datos relativas a Empleados, Potenciales Empleados, Accionistas, Proveedores, Potenciales Proveedores y Clientes de IA 360 NETWORK S.A.S., los cuales sean susceptibles de tratamiento de datos personales.
La Ley 1581 de 2012, por medio de la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales en Colombia, tiene aplicación a los datos personales que se encuentren registrados o depositados en cualquier base de datos que los haga susceptible de Tratamiento. IA 360 NETWORK LLC, como Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, utilizará este Manual para el Tratamiento de Datos Personales para fijar los principios y bases fundamentales sobre las cuales se llevará a cabo el Tratamiento de datos personales que realice en el desarrollo de su objeto social.
5. DEFINICIONES Se acogen las definiciones establecidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, tales como: dato personal, dato sensible, tratamiento, responsable del tratamiento, encargado del tratamiento, titular, etc.
Para el Tratamiento de datos personales, IA 360 NETWORK LLC, tendrá en cuenta las siguientes definiciones: a) Autorización: consentimiento previo (o concurrente) expreso e informado del Titular para autorizar y permitir el tratamiento de sus datos personales b) Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. c) Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables . d) Dato público: dato calificado como tal según los mandatos de la ley o la Constitución. Entre otros, son los datos relativos al estado civil de las personas, su oficio o profesión, su calidad de comerciante o servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos son aquellos que están contenidos en registros públicos, gacetas, boletines y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas no sometidas a reserva. e) Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. f) Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre las bases de datos y/o el Tratamiento. g)Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. h)Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
6. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS – a) Principio de finalidad: el Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima y ésta siempre debe ser informada al Titular. b) Principio de libertad: el Tratamiento solo puede realizarse con el consentimiento previo (o concurrente) expreso e informado del Titular. Se debe precisar que los datos personales no pueden ser obtenidos o divulgados sin autorización, salvo que la Ley o las autoridades así lo permitan u ordenen.c) Principio de veracidad o calidad: se debe procurar que la información objeto del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Los datos personales deben obedecer a situaciones reales, deben ser ciertos, de tal forma que se encuentra prohibida la administración de datos falsos o erróneos. d) Principio de transparencia: se debe garantizar que el Titular pueda obtener en cualquier momento y sin restricciones información acerca de la existencia de datos que le conciernan. e) Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento no puede ser irrestricto y seguirá estrictamente los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales. Por tanto, salvo que se traten de datos públicos, los datos no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación, salvo que el acceso sea controlable para que el mismo sea restringido solo a los Titulares y terceros autorizados. f) Principio de seguridad: el Tratamiento se debe realizar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que permitan otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. g) Principio de confidencialidad: las personas que realicen el Tratamiento deben garantizar la reserva de la información que no tenga la naturaleza de pública, incluso después de finalizada la labor del Tratamiento.
7. DERECHOS DE LOS TITULARES Siempre que vaya a realizar Tratamiento de datos personales, IA 360 NETWORK LLC, requerirá la autorización previa (o concurrente) e informada del Titular. La mencionada autorización debe ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, ya sea un medio físico o electrónico.
No se necesita la autorización del Titular para el Tratamiento cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública, administrativa o judicial en ejercicio de sus funciones. b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) El Tratamiento de datos se realice para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
Al momento de solicitar la autorización del Titular, IA 360 NETWORK LLC, le informará de manera clara y expresa: a) El Tratamiento de los datos y su finalidad. b) Si se trata de datos sensibles o de menores, el derecho a decidir si se suministra o no la información solicitada. c) Los derechos que le asisten como Titular. d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.
Al cumplir el deber de información, IA 360 NETWORK LLC, informará de modo expreso a los Titulares que sus derechos son: 1. Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. 2. Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento. 3. Derecho a solicitar información respecto al uso que se le ha dado a sus datos personales. 4. Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. 5. Derecho a revocar la autorización otorgada o la supresión de los datos. 6. Derecho a acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
8. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS.- Para efectos de consultas y reclamos, el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, habilitará uno o varios medios para que los Titulares, sus herederos o representantes, verifiquen la existencia de información personal que se encuentre registrada las bases de datos del Ministerio, consulten el Tratamiento que se le ha dado a dicha información, conozcan las finalidades que justifican este Tratamiento y soliciten la actualización, rectificación o supresión de estos datos personales. La información se deberá proporcionar en su integridad y se debe conservar prueba de la atención efectiva a la consulta o reclamo. Todas las consultas deben ser atendidas en un término que no sea superior a diez (10) días hábiles contados a partir del día en que se reciba la solicitud, siendo éste el primer día del término. Si no fuera posible atender la consulta en el término indicado, se deberá informar al interesado cuáles son los motivos de la demora y se debe señalar la fecha en que se dará respuesta a la consulta. De cualquier manera, la nueva fecha no puede ser superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término de diez (10) días.
Las personas a las que se les podrá suministrar la información son: 1. Los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales. 2. Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. 3. A los terceros autorizados por el Titular o por la Ley.
9. DEBERES DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO La entidad y quienes actúan como encargados deben cumplir con los deberes previstos en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012.
10. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.- IA 360 NETWORK LLC, adoptará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean indispensables para dotar de seguridad sus bases de datos, evitando su adulteración, pérdida, consulta, acceso no autorizado o fraudulento. Entre otras, las medidas de seguridad adoptadas incluyen, pero no se limitan a: a) Encriptar la prestación de nuestros servicios usando protocolos de seguridad. b) Establecimiento de cláusulas de confidencialidad contractual con los empleados que van más allá de la duración misma del contrato. c) Implementación de procesos de seguridad para verificar la identidad de las personas que acceden a la información ya sea de manera física o electrónica. Actualización permanente de las medidas de seguridad para adaptarlas a la normatividad vigente. e) Adopción de sistemas de seguridad de firewalls y detección de accesos no autorizados. f) Monitoreo periódico de actividades sospechosas y mantenimiento físico y electrónico de las bases de datos. g) Restricción interna de acceso a las bases de datos solo al personal autorizado.
11. VIGENCIA Esta política entra en vigencia a partir del 1 de Agosto de 2025 y las bases de datos tendrán vigencia por el tiempo razonable y necesario conforme a la finalidad del tratamiento.
12. MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS La entidad se reserva el derecho de modificar este manual en cualquier momento. Toda modificación será comunicada a los titulares a través de los medios establecidos.
IA 360 NETWORK es un servicio usa tecnología de inteligencia artificial de OpenAI para ofrecer orientación profesional preliminar. No constituye asesoría definitiva.
13. ANEXO 1. MODELO FORMATO DE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
FECHA: [SOLAMENTE PARA CUANDO EL FORMATO SE DILIGENCIE FÍSICAMENTE]
NOMBRE: [NOMBRE O RAZÓN SOCIAL]
DIRECCIÓN: [FÍSICA, ELECTRÓNICA Y PÁGINA WEB)]
DESCRIPCIÓN DE LA FINALIDAD PARA LA CUAL SE UTILIZARÁN LOS DATOS RECOGIDOS:
Los datos personales que le solicitamos tienen como finalidad:
– Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros servicios, programas, estudios, contenidos y para facilitarle el acceso general a la información de éstos.
– Proveer nuestros servicios y programas.
– Informar sobre nuevos programas o servicios que estén relacionados con el o los adquirido(s).
– Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros beneficiarios, proveedores, funcionarios y contratistas. Informar sobre cambios de nuestros programas o servicios.
– Evaluar la calidad del servicio.
– Informar sobre nuevos programas y/o servicios que estén relacionados con nuestra misión.
– Establecer una relación directa con nuestros beneficiarios e interesados de nuestros servicios y programas.
– Incluirla (o) en una base de datos.
– Intercambiar, transferir y/o transmitir con terceros sus datos personales.
Le informamos que, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, los datos de carácter personal que se obtengan de su solicitud o prestación de servicios o productos serán almacenados y conservados en una base de datos con la finalidad arriba señalada, según las disposiciones que rigen la materia conforme a los principios de finalidad y temporalidad de la información.
Si Usted desea que sus datos sean suprimidos de nuestras bases de datos, le solicitamos manifestarlo en forma expresa en el término de treinta (30) días hábiles, contados a partir de la recepción de este comunicado.
De lo contrario, se considerará que nos autoriza para que los mismos sean utilizados para las anteriores finalidades. Dicha base de datos se conserva y administra bajo responsabilidad de IA 360 NETWORK LLC. La base de datos cuenta con las medidas de seguridad necesarias para la conservación adecuada de los datos.
Con la aceptación, el Titular autoriza el Tratamiento de sus datos para la finalidad mencionada y reconoce que los datos suministrados en la solicitud son ciertos y que no ha sido omitida o alterada ninguna información, quedando informado que la falsedad u omisión de algún dato supondrá la imposibilidad de prestar correctamente el servicio.
Le recordamos la posibilidad que tiene de acceder en cualquier momento a los datos suministrados, así como de solicitar la corrección, actualización o supresión, en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012, dirigiendo una comunicación escrita al responsable de Tratamiento a la dirección arriba indicada con los siguientes datos: nombre y apellidos, domicilio a efectos de notificaciones, petición en que se concreta la solicitud, fecha, firma de la persona interesada. Para su comodidad, puede ejercer estos mismos derechos a través de la página web www.ia360.us o a través del correo electrónico institucional info@ia360.us
Consiento y autorizo que mis datos personales sean tratados conforme a lo previsto en la presente autorización.
14. ANEXO 2. MODELO AVISO DE PRIVACIDAD
IA 360 NETWORK LLC, IEN 32-0822230, entidad, constituida, existente y registrada, con domicilio en Wyoming State USA: 30 N Gould St Ste R – Sheridan, WY 82801, es una entidad comprometida con la protección de toda información que pueda asociarse o relacionarse con personas naturales determinadas o determinables (los “Datos Personales”), a la cual tiene acceso en el desarrollo de su actividad y objeto social.
Generalmente, los Datos Personales que IA 360 NETWORK LLC pueda llegar a recibir, recolectar o acceder, incluyen el nombre, datos de identificación y de contacto de personas naturales, así como información acerca de sus ingresos, información financiera a través de recolección de datos, reportes financieros u otros documentos similares, sexo, edad, nivel educativo, entre otros.
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que adicionen, modifiquen o deroguen, comunicamos a todos los titulares de los Datos Personales este aviso de privacidad, con el fin de informarles que IA 360 NETWORK S.A.S. ha creado una Política de Tratamiento de Información en la cual se definen, entre otros, los principios que cumplirá al recolectar, almacenar, usar, transferir, transmitir y realizar cualquier actividad u operación con datos personales (el “Tratamiento”). En la misma también se establecen los derechos con los que los Titulares cuentan y los mecanismos para que los ejerzan, así como las finalidades y los propósitos para los cuales los datos personales serán tratados. La Política puede ser consultada en la página web en el siguiente URL www.ia360.us.
Usted, en calidad de Titular de los Datos Personales, tendrá por virtud de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los siguientes derechos:
(i) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente IA 360 NETWORK LLC o los encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; (ii) Solicitar prueba de la autorización otorgada a IA 360 NETWORK S.A.S., salvo que la Ley indique que dicha autorización no es necesaria o que la misma haya sido validada con arreglo a lo establecido en el artículo 10 del Decreto 1377; (iii) Presentar solicitudes ante IA 360 NETWORK LLC o el encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información; (iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley; (v) Revocar su autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos del Ministerio, siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en cabeza del Titular con IA 360 NETWORK LLC, según la cual el Titular no tenga el derecho de solicitar la supresión de sus Datos Personales o revocar su Autorización para el Tratamiento de los mismos. Si no hay un deber legal o contractual y IA 360 NETWORK LLC no ha suprimido los Datos Personales del Titular de sus Bases de Datos o no ha revocado la autorización de quien está legitimado para revocarla dentro del término legal para ello, el Titular podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio para que exija la revocación de la autorización y/o la supresión de los Datos Personales; (vi) Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
IA 360 NETWORK LLC informará al Titular de los Datos Personales cualquier modificación de la Política. Todas las modificaciones a la Política y al presente Aviso de Privacidad serán informados en la página web www.ia360.us y/o mediante un correo electrónico que será enviado a los Titulares de los Datos Personales, siempre y cuando IA 360 NETWORK LLC tenga esa información en su poder.
De igual manera, en la Política usted podrá consultar cuáles son los datos sensibles que IA 360 NETWORK LLC recolectará y en qué circunstancias. Es importante que tenga en cuenta que la autorización para el Tratamiento de datos sensibles es facultativo de su parte. Sus datos personales serán incluidos en una base de datos y serán utilizados para las siguientes finalidades:
– Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros programas, servicios, estudios, contenidos, y para facilitarle el acceso general a la información de éstos. Proveer nuestros servicios y programas.
– Informar sobre nuevos programas o servicios que estén relacionados con el o los contratado(s) o adquirido(s).
– Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros beneficiarios, proveedores, funcionarios y contratistas. Informar sobre cambios de nuestros programas o servicios.
– Evaluar la calidad del servicio.
– Informar sobre nuevos programas y/o servicios que estén relacionados con nuestra misión.
– Establecer una relación directa con nuestros beneficiarios e interesados de nuestros programas y servicios.
– Incluirla(o) en una base de datos. Intercambiar, transferir y/o transmitir con terceros sus datos personales.
Se le informa a los Titulares de información que pueden consultar el Manual Interno de Políticas y Procedimientos de Datos Personales de IA 360 NETWORK LLC, que contiene nuestras políticas para el Tratamiento de la información recogida, así como los procedimientos de consulta y reclamación que le permitirán hacer efectivos sus derechos al acceso, consulta, rectificación, actualización y supresión de los datos, en la página web www.ia360.us.